Makalah Mengelola Kartu Persediaan

BAB I

PENGERTIAN DAN SISTEM PENCATATAN PERSEDIAAN

A.   Pengertian Persediaan

Secara umum istilah persediaan menunjukkan barang yang dimiliki untuk dijual atau barang yang akan diolah menjadi produk untuk dijual. Dalam perusahaan dagang persediaan adalah persediaan barang dagangan ( merchandise inventory ). Dalam perusahaan manufactur persediaan meliputi persediaan bahan baku ( material inventory ), persediaan barang dalam proses ( work in process inventory ), dan persediaan produk jadi ( finished goods inventory ).

B.   Sistem Pencatatan Persediaan

            Ada dua sistem pencatatan yang bisa digunakan dalam pencatatan persediaan, yaitu sistem Inventarisasi Fisik ( Phisical System ) dan sistem perpetual ( Perpetual System ).

1.    Pencatatan sistem inventarisasi fisik

                  Pencatatan sistem inventarisasi fisik disebut juga pencatatan sistem periodik ( periodical system ). Dalam sistem pencatatan fisik harga pokok penjualan dihitung tiap akhir periode setelah sisa barang ( persediaan akhir periode ) di gudang diperiksa dan  dihitung secara fisik. Prosedur pencatatan persediaan sistem inventarisasi fisik secara garis besar Sebagai berikut :

a.    Faktur pembelian dicatat dalam jurnal pembelian dengan mendebit akun pembelian, dan kredit akun Utang Dagang.

b.    Memo Kredit dari kreditor, sebagai bukti transaksi retur pembelian, dicatat dalam jurnal umum atau jurnal pembelian retur, dengan mendebit akun Utang Dan kredit akun Retur Pembelian.

c.    Faktur penjualan dicatat dalam Jurnal Penjualan dengan mendebit akun Piutang Dagang, kredit hasil akun Penjualan.

d.    Memo Kredit yang dikirimkan kepada debitur sebagai bukti transaksi penjualan retur, dicatat dalam jurnal umum atau jurnal penjualan retur  dengan mendebit akun Retur Penjualan, Dan kredit akun Piutang Dagang.

2.    Pencatatan Sistem Perpetual

      Pencatatan sistem perpetual atau metode pencatatan terus menerus (kontinue), disebut juga dengan motede “balance permanent”. Prosedur pencatatan persediaan sistem perpetual, secara garis besar Sebago berikut :

a.    Faktur pembelian dicatat dalam jurnal pembelian dengan mendebit akun Persediaan, dan kredit akun Utang Dagang.

b.    Memo kredit yang diterima dari kreditur Sebago bukti transaksi retur pembelian:

1.    Dicatat dalam buku jurnal umum atau jurnal pembelian retur dengan mendebit akun Utang Dan kredit akun Persediaan.

2.    Dicatat dalam kartu persediaan barang yang bersangkutan Sebago mutasi keluar sebesar harga beli barang yang dikembalikan kepada kreditur.

c.    Faktur penjualan sebagai bukti transaksi penjualan kredit :

1.    Dicatat dalam jurnal penjualan dengan mendebit akun Piutang Dagang, Dan kredit akun Hasil Penjualan sebesar harga penjualan.

2.    Harga pokok barang yang dijual (hpp), dicatat debit akun Harga Pokok Penjualan, kredit akun Persediaan.

3.    Harga pokok barang yang dijual, dicatat dalam kartu persediaan barang yang bersangkutan sebagai mutasi keluar.

d.    Memo kredit yang dikirimkan kepada debitur Sebago bukti transaksi retur penjualan.

1.    Dicatat dalam jurnal umum atau jurnal penjualan retur, dengan mendebit akun retur Penjualan, Dan kredit akun Piutang Dagang sebesar harga jual barang yang dikembalikan.

2.    Harga pokok barang yang diterima kembali dicatat debit akun Persediaan, kredit akun Harga Pokok penjualan.

3.    Harga pokok barang yang diterima kembali dicatat dalam kartu persediaan barang yang bersangkutan sebagai  mutasi masuk.

C.   PENILAIAN PESEDIAAN

1.    Dalam Pencatatan Sistem Inventarisasi Fisik

      Dalam pencatatan sistem fisik, nilai persediaan barang akhir periode diketahui setelah kuantitas barang yang tersedia dihitung secara fisik, kemudian dikalikan dengan harga satuannya. Harga satuan barang yang digunakan Sebago dasar penilaian persediaan, bergantung pada metode penilaian yang digunakan. Metode penilaian persediaan yang dapat digunakan dalam pencatatan sistem enventasrisasi fisik,anatar lain metode Tanda Pengenal Khusus, metode Rata-rata,metode FIFO, metode LIFO, metode Persediaan Dasar, Dan Metode Taksiran.

a)    Metode tanda pengenal khusus

      Dalam penerapan metode ini, setiap barang yang masuk (dibeli) diberi tanda pengenal yang menunjukan harga satuan sesuai dengan faktur yang diterima.

b)  Metode rata-rata

1)    Metode rata-rata sederhana

      Dengan metode ini, harga rata-rata per satuan barang dihitung dengan cara membagi total harga per satuan setiap transaksi pembelian dengan jumlah transaksi pembelian termasuk persediaan awal periode.

2)    Metode rata-rata tertimbang

      Harga pokok rata-rata per satuan barang dihitung dengan cara membagi jumlah harga pembeliaan barang yang disediakan untuk dijual, dengan jumlah satuannya (kuantitas).

c)  Metode masuk pertama keluar pertama (MPKP)

      Menurut metode MPKP atau FIFO (First-in First-out), barang yang lebih dulu masuk (dibeli) dianggap barang yang lebih dulu keluar (dijual)

d)  Metode masuk terakhir keluar pertama (MTKP)

      Menurut metode MTKP atau LIFO (Last-in First-out), barang yang terakhir masuk dianggap barang yang lebih dulu keluar.

e)  Metode persediaan dasar

     Adakalanya perusahaan menetapkan jumlah minimum persediaan yang harus ada setiap saat, baik mengenai kuantitasnya maupun harga satuannya. Dalam metode ini, nilai persediaan barang pada akhir periode dihitunh sebagai berikut :

1)    Apabila kuantitasnya lebih banyak daripada kuantitas persediaan dasar, nilai persediaan adalah nilai persediaan dasar ditambah dengan harga pasar kelebihannya

2)    Apabila kuantitasnya lebih rendah daripada kuantitas persediaan dasar, nilai persediaan adalah nilai persediaan dasar dikurang dengan harga pasar kekurangannya.

f)   Metode taksiran

      Dalam pencatatan system fisik, nilai persediaan barang pada akhir periode sering dihitung dengan menggunakan metode taksiran. Metode tersebut biasanya digunakan pada supermarket yang biasa membuat laporang keuangan bulanan (interim=sementara), sehingga relative sulit dilakukan penghitungan persediaan barang secara fisik. Penerapan metode taksiran dapat dilakukan dengan menggunakan metode Laba Kotor, atai dengan menggunakan metode Harga Eceran.

1)    Metode Laba Kotor

      Dalam penggunaan metode Laba Kotor (Gross Profit Method), untuk menentukan nilai persediaan barang pada akhir periode, selain data yang diperoleh dari catatan mengenai persediaan, diperlukan juga data mengenai :

a)    Hasil penjualan bersih (neto) pada periode yang bersangkutan

b)    Persentase laba kotor dari hasil penjualan neto. Biasanya diperoleh berdasarkan pengalaman pada periode-periode sebelumnya.

2)    Metode Harga Eceran

      Dalam penerapan metode harga eceran (Retail Method) diperlukan data mengenai :

a)    Taksiran harga jual seluruh barang yang disediakan dalam suatu periode berdasarkan harga ecerannya, sehingga dapat diketahui perbandingannya (ratio) antara jumlah harga pembelian dengan jumlah taksiran harga ecerannya.

b)    Jumlah penjualan yang telah terjadi dalam periode bersangkutan

2.  Dalam Pencatatan Sistem Perpetual

Dalam pencatatan system perpetual, setiap terjadi transaksi penjualan barang, harga pokok barang yang dijual harus dihitung dan dicatat debit pada akun harga pokok penjualan. Artinya metode penilaian persediaan diterapkan pada saat terjadi transaksi penjualan, untuk menentukan harga pokok barang yang dijual. Bandingkan dengan penilaian persediaan dalam pencatatan sistem fisik.

a.    Penerapan Metode Masuk Pertama Keluar Pertama

Menurut metode MPKP, harga pokok barang yang dijual dihitung dengan anggapan bahwa barang yang pertama masuk adalah barang yang akan dijual lebih dahulu. Kekurangnya diambil dari barang yang masuk berikutnya.

b.    Penerapan Metode Masuk Terakhir Keluar Pertama

Menurut Metode MTKP (LIFO), harga pokok barang yang dijual dihitung dengan anggapan bahwa barang yang terakhir masuk adalah barang yang dijual lebih dulu.

c.    Penerapan Metode Rata-rata

Penerapan metode rata-rata dalam system pencatatan perpetual, disebut metode rata-rata bergerak (Moving Average Method) disebut demikian karna tiap terjadi transaksi pembelian, harga rata-rata persatuan barang harus dihitung, sehingga harga rata-rata persatuan akan berubah-ubah. Harga pokok rata-rata persatuan barang yang dijual adalah harga pokok rata-rata persatuan yang berlaku pada saat terjadi transaksi penjualan

 BAB II

PENGELOLAAN KARTU PERSEDIAN

              Kartu persediaan dalam perusahaan terdiri atas kartu persedian kantor ( Stock Card ) dan kartu persediaan gudang ( Bin Card ), lebih dikenal dengan kartu gudang. Mutasi persediaan dalam jurnal dicatat secara kolektif. Mutasi setiap jenis persediaan secara individual dicatat dalam kartu persediaan kantor dan kartu gudang. Pada kartu persediaan gudang umumnya hanya dicatat mutasi kuantum setiap jenis barang. Sementara pada waktu persediaan kantor dicatat mutasi megenai kuantum dan harga setiap jenis barang.

1.           Fungsi Kartu Persediaan

              Kartu persediaan pada dasarnya berfungsi sebagai tempat mencatat mutasi tiap jenis persediaan barang. Pencatatan dalam kartu utang persediaan harus mampu menyediakan informasi persediaan yang setiap waktu diperlukan seperti :

a.    Memberikan informasi persediaan barang dagangan tentang jumlah dan nilainya.

b.    Memberikan data persediaan barang dagangan yang diperlukan untuk kepentingan penghitungan dan analis

c.    Mengontrol penerimaan, penyimpanan dan pemakaian persediaan barang dagang

2.           Metode Pencatatan Persediaan

              Dalam hubungan dengan jenis dan ukuran dan harga barang, persediaan barang dapat dicatat dengan beberapa metode, antara lain sebagai berikut.

a.    Metode pencatatan persediaan individual, digunakan apabila :

1.    Barang secara individu dapat dibedakan dengan barang sejenis lainnya. Misalnya dari merk, nomor dan tahun pembuatannya

2.    Harganya relative tinggi, misalnya mesin jahit, televise, kendaraan dan sebagainya

b.    Metode pencatatan kolektif, digunakan untuk barang-barang yang :

1.    Secara individual tidak dapat dibedakan dengan barang sejenis lainnya.

2.    Hargaya relative murah, misalnya sabun mandi, sampo, mentega, dan sebagainya

3.           Pencatatan Mutasi Persediaan dalam Kartu Persediaan

              Dokumen transaksi yang dicatat dalam kartu persediaan , tentu dokumen transaksi yang mengakibatkan terjadi mutasi persediaan seperti faktur pembelian, faktur penjualan dan memo kredit baik untuk transaksi retur pembeliaan maupun untuk retur penjualan. Pencatatan mutasi persediaan, khususnya untuk mutasi keluar, menyangkut penerapan metode penilaian persediaan yang digunakan, khususnya dalam penerapan sistem pencatatan perpetual. Dalam penerapan sistem inventarisasi fisik pada dasarnya sama, sepanjang jenis barang tidak terlalu banyak dan harga satuannya relative tinggi.

4.           Laporan Persediaan Barang

              Salah satu tugas Bagian Kartu Persediaan yaitu membuat laporan persediaan barang secara periodik, misalnya pada tiap akhir bulan atau dalam tiga bulan sekali (Triwulan). Dalam pencatatan sistem perpetual, mutasi tiap jenis barang tampa dalam kartu persediaan. Contoh format laporan persedian barang :

No.	Ket.	Jenis barang	Persediaan 1 juli 2009		Mutasi				Persediaan 31 juli 2009
			Jumlah satuan	Jumlah harga	Masuk		Keluar		Jumlah satuan	Jumlah harga
					Jumlah satuan	Jumlah harga	Jumlah satuan	Jumlah harga

 5.             Pencatatan Mutasi barang dalam kartu gudang

Sebagai tempat mencatat mutasi ( keluar masuknya ) kuantitasnsetiap jenis barang, sehingga kuantitas persediaan barang setiap waktu dapat diketahui. Berdasarkan data catatan dalam kartu gudang, dapat dibuat laporan kuantitas persediaan tiap jenis barang secara periodik. Dokumen pendukung pencatatan dalam kartu gudang terdiri ats :

a.    Tembusan laporan penerimaan barang, dicatat sebagai mutasi masuk

b.    Tembusan faktur penjualan tunai, dicatat sebagai mutasi keluar

c.    Surat order pengiriman, dicatat sebagai mutasi keluar

d.    Tembusan memo kredit sebagai bukti transaksi pembelian retur, dicatat sebagai mutasi keluar

e.    Tembusan memo debit sebagai bukti transaksi penjualan retur, dicatat sebagai mutasi masuk.

6.             Laporan Persediaan Gudang

Pencatatan mutasi tiap jenis barang dilakukan seperti pada kartu gudang. dalam keadaan tertentu, laporan persediaan gudang dapat dibuat berdasarkan data kartu gudang, dalam artian tidak dibuat berdasarkan hasil pemeriksaan barang secara fisik. Dalam hal demikian, laporan dapat dibuat dengan menginformasikan sisa awal periode, mutasi masuk, mutasi keluar, dan sisa akhir periode.

7.             Pencatatan Selisih Kuantitas Persediaan

Sering terjadi selisih antara kuantitas barang menurut kartu gudang dengan kuantitas barang bias timbul karena kesalahan perhitungan fisik barang saat terjadi mutasi, kerusakan, barang susut jika satuannya kg, atau karena kekeliruan pencatatan dalam kartu gudang.

Apabila terjadi selisih kuantitas barang antara data kartu gudang dengan hasil perhitungan fisik, sepanjang selisih yang timbul dipandang tidak cukup berarti (wajar), kuantitas barang yang dilaporkan adalah kuantitas menurut hasil penghitungan fisik yang sudah diverifikasikan. Catatlah dalam kartu gudang harus diubah, disesuaikan dengan hasil penghitungan fisik.
  selisih yang terjadi bias selisih lebih, bisa juga selisih kurang. Selisih lebih, artinya kuantitas barang menurut penghitunag fisik lebih tinggi daripada kuantitas barang menurut kartu gudang.  Dalam hal demikian, selisih kuantitas barang dicatat dalam kartu gudang sebagai mutasi masuk. Selisih kurang, artinya kuantitas barang menurut penghitungan fisik lebih rendah daripada kuantitas barang menurut kartu gudang. selisih kurang dicatat dalam kartu gudang sampai mutasi keluar.