SISTEM AKUNTANSI UTANG

SISTEM AKUNTANSI UTANG

SISTEM AKUNTANSI UTANG

1. Prosedur Pencatatan Utang
Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang/kewajiban perusahaan timbul sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan/rekening utang. Utang muncul karena adanya pembelian barang atau jasa secara kredit. Karena itu sistem akuntansi utang sangat terkait dengan prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian.

2. Prosedur Pencatatan Utang Sistem Pemerosesan Transaksi Pembelian
Sistem transaksi pembelian bertujuan untuk memastikan bahwa semua pemesanan dilakukan berdasarkan kebutuhan, barang pesanan diterima dalam kondisi yang baik, barang yang diterima masuk gedung dalam keadaan lengkap, pembelian tersebut dicatat dan diklasifikasikan secepatnya dan secara akurat, dan pengurangan utang akan diterima untuk barang yang diretur atau dijual kembali.

3. Sistem Retur Pembelian
Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan spesifikasi yang tercantm dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman yang dijanjikan oleh pamasok.

Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah:
1. Fungsi Gudang
Bertanggung jawab untuk menyerahkanbarang kepada fungsi pengiriman, seperti yang tercantum dalam tembusan memo debet yang diterima dari fungsi pembelian.
2. Fungsi Pembelian
Bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo debet untuk retur pembelian.
3. Fungsi Pengiriman
Bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai perintah retur pembelian dalam memo debet yang diterima dari fungsi pembelian.
4. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab untuk mencatat:
a. Transaksi retur penjualan dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
b. Berkurangnya harga pokoko persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan
c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluaryang belum dibayar atau dalam kartu utang.

Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah:
1. Memo Debit
Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisaso bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi kauntansi untuk mendebit rekening utang karena transaksi retur pembelian.
2. Laporan Pengiriman Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debet dari fungsi pembelian.

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian:
1. Juranl Retur Pembelian Atau Penjulan Umum
Digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengirangi jumlah persediaan dan utang dagang.
2. Kartu Persediaan
Digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasok

3. Kartu Utang
Digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian
1. Prosedur Perintah Retur Pembelian
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi pengiriman (dalam sistem akuntansi pembelian). Dokumen yang digunakan adalah memo debit.
2. Prosedur Pengiriman Barang
Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit.
3. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian dan menyelenggarakna pencatatan berkurangnya uutang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debet sebagai pengurangn utang.

Unsur pengendalian intern
Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
3. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang.
5. Pencatatan berkurangnya utang jarena retur pembelian didasarkan pada memo debet yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
6. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
Praktik yang sehat
7. Memo debit untuk retur bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.
8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman.
9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

Prosedur pencatatan utang
Ada dua prosedur pencatatan utang:
Account payable procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedur adalah:
a. Faktur dari pemasok
b. Kuwitansi tanda terim auang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim pemasok, yang keterangan untuk pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunaan dalam account payable procedure adalah:
a. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.
b. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembeian
c. Jurnal pengeluaran kas, digunaakn untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.

Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut :
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnak pembelian
2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang diselenggarakan untuk setiap kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :
3. Cek dalam jurnal pengeluaran kas
4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.

Voucher payable procedures
Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah:
Bukti kas keluar:
Formulir ini mempunyai tiga fungsi :
1. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas sesuai yang trcantum didalamnya.
2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembeyarannya (sebagai remittance advice).
3. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah sebagai berikut:
1. Register bukti kas keluar (voucher register)
2. Register cek (check register)

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi menjadi berikut:
1. One-Time Voucher Procedures
One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu:
a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis)
Dalam procedure ini, faktur yang diteima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.
b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis)
Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasr dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher register).
2. Build-Up Voucher Procedures
Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menmpung lebih dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar wktu (accrual basis)

SISTEM AKUNTANSI PIUTANG

SISTEM AKUNTANSI PIUTANG

SISTEM AKUNTANSI PIUTANG

Prosedur Pencatatan Piutang
Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan, dam penghapusan piutang.

Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen
Informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah:
1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur.
2. Riwayat pelunasaan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur
3. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu

Dalam akuntansi piutang, secara periodik dihasilkan peernyataan piutang yang dikirimkan kepada setiap debitur. Pernyataan piutang ini merupakan unsur pengendalian intern yang baik dalam pencatatan piutang, dengan mengirimkan secara periodik pernyataan piutang kepada setiap debitur, catatan piutang perusahaan diuji ketelitiannya dengan menggunakan tangapan yang diterima dari debitur dari pengiriman pernyataan tersebut dan dapat menimbulkan citra yang baik dimatta para debitur mengenai keandalaan pertanggungjawaban keuangan perusahaan.
Untuk mengetahui status piutang dan kemungkinan tertagih dan tidaknya piutang, secara periodik fungsi pencatatan piutang menyajikan informasi umur piutang setiap debitur kepada manajer keungan. Daftar umur piutang ini merupakan laporan yang dihasilkan dari kartu piutang.

Dokumen
Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan kedalam kartu piutang adalah:
1. Faktur Penjualan, dokumen ini digunakan sebagi dasar pencatatan timbulnya piutang atas dasar transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri dengan surat muat (bill of loading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
2. Bukti Kas Masuk, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur.
3. Memo Kredit, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan.
4. Bukti Memorial (Journal Voucher), bukti memorial adalah dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi kedalam jurnal umum. Dokumen inidigunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi.

Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah:
1. Jurnal Penjualan, catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
2. Jurnal Retur Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan.
3. Jurnal Penerimaan Kas, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur.
4. Kartu Piutang, catatan akuntansi ini digunakan untu mencatat mutasi dan saldo piutang kepada debitur.

Organisasi
Tugas fungsi akuntansi dalam hubungannya dengan pencatatan piutang adalah:
1. Menyelenggarakan catatan piutang kepada setiap debitur, yang dapat berupa kartu piutang yang merupakan buku pembantu piutang, yang digunakan untuk merinci rekening kontro piutang dalam buku besar, atau berupa arsip faktur terbuka (open invoice file), yang berfungsi sebagai buku pembantu piutang.
2. Menghasilkan pernyataan piutang (account receivable statement) secara periodik dengan mengirimkannya kesetiap debitur.
3. Menyelenggarakan catatan riwayat krredit setiap debitur untuk memudahkan penyediaan data guna memutuskan pemberian kredit kepada pelanggan dan guna mengikuti data penagihan dari setiap debitur.

Metode Pencatatan Piutang
Pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini:
1. Metode Konvesional, dalam metode ini posting kedalam kartu piutang dilakukan atas dasar data yang dicatat dalam jurnal.berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang adalah:
1. Transaksi Penjualan Kredit, transaksi ini di posting dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal penjualan tersebut.
2. Transaksi Retur Penjualan, posting transaksi berkurangnya piutang dari transaksi retur penjulan di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah di catat dalam jurnal retur penjualan.
3. Transaksi Penerimaan Kas Dari Piutang, posting transaksi berkurangnya piutang dari pelunasan piutang oleh debitur di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal umum.
4. Transaksi Penghapusan Piutang, transaksi berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang dicatat dalam jurnal umum.
2. Metode Posting Langsung, metode ini dibagi menjadi dua golongan berikut ini:
a. Metode Posting Harian:
1. Posting langsung kedalam kartu piutang dengan tulisan tangan; jurnal hanya menunjukkan jumlah total harian saja (tidak rinci). Dalam metode ini, faktur penjualan yang merupakan dasar untuk pencatatan timbulnya piutang di posting langsung setiap hari secara rinci ke dalam kartu piutang. Jurnal penjualan diisi dengan jumlah total penjualan harian yang merupakan julah faktur penjulaan selama sehari. Faktur yang diterima dari bagian penagihan diterima oleh bagian piutang dalam batch disertai dengan pita daftar total (pre-list tape). Jumlah faktur penjualan yang tercantum dalam pita daftar total tersebut dicatat dalam jurnal penjualan. Selanjutnya, setiap bulan, jurnal penjualan tersebut di posting ke rekening kontrolpiutang dalam buku besar. Setiapbulan pula, diadakan rekonsiliasi antara rekening kontrol piutang dengan daftar saldo (trial balance) yang disusun dari kartu piutang. Ada dua cara menangani media yang akan diposting kedalam kartu piutang:
1. Media disortasi meurut abjad sebelum diposting, di posting satu per satu kedalam kartu piutang, dan kemudian dibuat pita pembuktian ketelitian posting dari kartu piutang kemudian dicocokan dengan pita daftar total yang menyertai media pada saat diterima dari bagian penagihan. Pencocokan ini dimaksudkan untuk membuktikan ketelitian posting yang telah dilakukan.
2. Media di posting kedalam kartu piutang sesuai dengan urutan pada waktu diterima dari bagian penagihan.

2. Posting lansung kedalam kartu piutang dan pernyataan piutang. Dalam metode ini, media di posting kedalam pernyataan piutang dengan kartu piutang dengan kartu piutang sebagai tembusan lembar kedua berfungsi sebagai kartu piutang.
b. Metode Posting Periodik:
1. Posting Ditunda. Pada metode ini faktur penjualan yang diterima dari bagian penaggihan, oleh bagian piutang disimpan sementara, menunggu beberapa hari, untuk nantinya secara sekaligus di posting kedalam kartu piutang bersama-sama dalam sekali periode posting dengan menggunakan mesin pembukuan.
2. Penagihan Bersiklus (Cycle Billing). Dalam metode ini pada akhir bulan, dilakukan kegiatan posting yang meliputi (1) posting media yang dikumpulkan selama sebulan tersebut kedalam pernyataan piutang dan kartu piutang. (2) mencatat dan menghitung saldo kartu piutang.. metode ini membagi pekerjaan posting kedalam kartu piutang dan pernyataan piutang tersebut tersebar merata kedalam hari kerja selama sebulan. Setiap pelanggan akan menerima pernyataan piutang pada tanggal hari kerja yang sama setiap bulan.
3. Metode Pencatatan Tanpa Buku Pembantu (ledgerless bookeping), dalam metode ini Faktur penjualan beserta dokumen pendukungnay yang diterima dari bagian penagihan, oleh bagian piutang diarsippkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur yang belum bayar (unpaid invoice file). Pada saat diterima pembayarannya ada dua cara yang ditempuh:
1. Jika pelanggan pelanggan membayar penuh jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan, faktur yang bersangkutan di ambil dari arsip faktur yang belum di bayar dan di cap “lunas”, kemudian dipindahkan kedalam arsip faktur yang telah dibayar.
2. Jika pelanggan hanya membayar sebagian jumlah dalma faktur, jumlah kas yang diterima dan sisa yang belum dibayar oleh pelanggan dicatat pada faktur tersebut. Kemudian dibuat faktur tiruan yang berisi informasi yang sama dengan faktur aslinya, dan faktur tiruan tersebut kemudian disimpan dalam arsip faktur yang telah dibayar, dan faktur asli disimpan kembali kedalam arsip faktur yang belum dibayar.
4. Metode Pencatatan Piutang Dengan Komputer. Metode pencacatatan ini menggunakan batch system. Dalam sistem ini dokumen sumber yang mengubah piutang dikumpulkan dan sekaligus di posting setiap hari untuk memutakhirkan catatan piutang.dalam sistem ini dibentuk dua macam arsip: arsip transaksi (transaction file) dan arsip induk (master file) dan pancatatan piutangnya dilkukan secara hariain dan setiap hari pula, arsip transaksi digunakan untuk memutakhirkan arsip induk piutang.

Prosedur Pencatatan Piutang
Pernyataan piutang adalah formulir piutang yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pad atanggal tertentu dan (dalam pernyataan piutang bentuk tertentu) disertai dengan rinciannya. Pernyataan piutang dapat berbentuk berikut ini:
1. Pernyataan Saldo Akhir Bulan, pernyataan ini tidak memberikan informasi apapun kepada debitur untuk dasar rekonsiliasi dengan catatanya, jika saldo yang tercantum dalam pernyataan piutang berbeda dengan saldo yang tercantum dalam catatannya
2. Pernyataan Satuan, pernyataan piutang ini berisi: (1) saldo kewajiban debitur pada awal bulan, (2) mutasi debit dan kredit selama sebulan beserta penjelasan rinci setiap transaksi, dan (3) saldo kewajiban debitur pada akhir bulan. Prosedur pembuatan pernyataan piutang dilakukan sebagai berikut:
a. Pada awal bulan, diambil formulir pernyataan piutang 2 lembar. lembar pertama akan berfungsi sebagai pernyataan piutang, sedangkan lembar kedua akan berfungsi sebagai catatan piutang (pengganti kartu piutang)
b. Saldo piutang kepada debitur pada akhir bulan yang lalu (dari arsip tembusan pernyataan piutang bulan sebelumnya) dicantumkan dalam formulir pernyataan piutang tersebut.
c. Semua transaksi pendebitan dan pengkeditan ke rekening debitur tersebut di catat dalam formulir pernyataan piutang (2 lembar) tersebut.
d. Pada akhir bulan, lembar pertama formulir pernyataan piutang tersebut dipisahkan dari lembar kedua, dan kemudian dikirimkan kepada debitur yang bersangkutan. Lembar pertama formulir tersebut berfungsi sebagai pernyataan piutang. Lembar kedua kemudian disimpan dalam arsip menurut nama debitur, dan berfungsi sebagai catatan piutang (buku pembantu piutang)
e. Pada awal bulan berikutnya, satu set formulir pernyataan piutang yang baru (2 lembar) diambil disisi dengan saldo piutang kepada debitur yang bersangkutan pada akhir bulan yang sebelumnya (diambilkan dari arsip tembusan pernyataan piutang)
3. Pernyataan Saldo Berjalan Dengan Rekening Konvensional (Running Balance Statement With Conventional Account). Perbedaan diantara pernyataan satuan dengan pernyataan saldo berjalan dengan rekening konvensional adalah terletak pada cara posting dan isi catatan piutangnya. Prosedur pembuatan pernyataan piutang saldo berjalan dengan rekening konvensional adalah ebaqgai berikut:
a. Pada Awal Bulan, diambil formulir pencatatan piutang 1 lembar.
b. Semua transaksi pendebitan dan pengkreditan ke rekening debitur tersebut dicatat dalam formulir pernyataan piutang yang sebagai tembusannya adalah kartu piutang.
c. Pada akhir bulan, pernyataan piutang dikirim kepada debitur yang bersangkutan.
d. Pada awal blan berikutnya diambil formulir pernyataan piutang baru sebanyak 1 lembar dan selama kartu piutang debitur yang bersangkutan belum penuh, pendebitan dan pengkreditan kerekening debitur tersebut kedalam pernyataan piutang yang dipakai dalam bulan sebelumnya sebagai tembusannya. Dengan demikian kartu piutang dalam bentuk pernyataan piutang ini dapat berisi informasi sekaligus. Hal ini tidak akan terjadi dalam bentuk pernyataan piutang satuan, yang catat piutangnya hanya berisi mutasi tiap bulannya.
4. Pernyataan Faktur Yang Belum Dillunasi (Open Item Statement). Pernyataan piutang berisi daftar faktur-faktur yang belum dilunasi oleh debiturnya pada tanggal tertentu disertai dengan tanggal faktur danjumlah rupiahnya. Pengunaan bentuk pernyataan piutang ini dimungkinkan jika para pelanggan diharuskan membayar jumlah yang tercantum dalam faktur.

Distribusi Penjualan
Distribusi Penjualan adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam faktur penjualan dan pengumpulan total ringkasan penjualan menurut daerah pemasaran tersebut untuk keperluan pembuatan laporan hasil penjualan menurut daerah pemasaran. Jika perusahaan menjual berbagai produk, diberbagai daerah pemasaran pada berbagai jenis pelanggan dengan berbagai variasi order size melalui berbagai pramuniaga, maka laporan penjualan yang biasanya dibutuhkan oleh manajer pemasaran adalah sebagai berikut:
1. Hasil Penjualan Menurut Produk
2. Hasil Penjualan Menurut Pelanggan
3. Hasil Penjualan Menurut Besarnya Order
4. Hasil Penjualan Menurut Daerah Pemasaran
5. Hasil Penjualan Menurut Saluran Distribusi
6. Hasil Penjualan Menurut Pramuniaga
Metode Distribusi Penjulan
Ada 5 metode distribusi penjualan :
1. Metode Berkolom (Columnar Methods). Dalam metode ini, distribusi data penjualan dilakukan dengan menyediakan satu kolom untuk setiap unsur dalam klasifikasi, atau satu kolom untuk setiap kelompok unsur dalam klasifikasi. Dengan demikian metode ini ditentukan oleh dua faktor: (1) jumlah unsur dalam klasifikasi, dan (2) frekuensi kegiatan setiap unsur dalam klasifikasi tersebut. Metode berkolom ini terdiri dari:
a. Metode Jurnal Berkolom, dalam metode in jurnal penjualan dipakai sebagai alat distribusi. Dalam junal disediakan kolom-kolom sesuai dengan unsur klasifikasi yang diinginkan tercantum dalam laporan penjualan.
b. Metode worksheet. Umlah kolom yang disediakan oleh jurnal sangat terbatas, worksheet akan mampu menampung tambahan unsur dalam klasifikasi, lebih banyak yang dapat ditampung oleh jurnal berkolom. Namun jumlha unsur dalam kasifikasi yang dapat ditampun oleh worksheet inipun terbatas. Faktur penjuaan dicatat kedalam worksheet yang bersangkutan ssetiap hari dan pada akhir bulan setiap kolom worksheet dijumlah, dan jumlah tersebut disajikkan dalam laporan hasil penjualan menurut jenis produk.
c. Metode jurnal berkolom yang diselenggarakan dengan mesin pembukuan. Dalam metode ini jurnal berkolom merupakan alat untuk menampung data sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan dan merupakan sumber informasi untuk membuat laporan penjualan. Dalam metode ini jurnal penjualan dihasilkan dari hasil posting transaksi penjualan kedalam kartu piutang. Jurnal penjualan merupakan tembusan yang dihasilkan dari posting dengan mesin pembukuan transaksi penjualan kedalam dartu piutang.
2. Metode Rekening Tunggal Dan Rekening Berkolom (Unit Account And Columnar Acount Methods). Penggunaan rekening tunggal dan rekening berkolom merupakan jawaban untuk menampung unsur klasifikasi yang banyak. Setiap unsur dalam klasifikasi disediakan satu rekening, dengan demikian jumlah unsur berapapun dalam klasifikasi dapat ditampung dengan penyediaan rekening ini.

3. Metode Summary Strip Dan Metode Tiket Tunggal (Summary Strip And Unit Ticket Methods). Dengan menggunakan metode summary strip faktur penjualan disortasi menurut klasifikasi yang ditetapkan sebelumnya dan jumlah setiap unsur klasifikasi dihitung dan dicatat dalam summary strip. Untuk membuat laporan periodik, misalnya mingguan, summary strip harian dijajarkan, dilakukan penjumlahan setiap baris dalam summary strip secara mendatar, dan jumlahnya ditulis pada summary strip akhir minggu. Sedangkan dalam metode tiket tunggal dilakukan dengan mengubah media yang dipakai seebagai distribusi menjadi media tunggal. Media tunggal adalah media yang berisi satu pendebitan atau satu pengkreditan saja. Media campuran (mixed media) adalah media yang berisi lebuh dari satu pendebitan atau lebih dari satu pengkreditan. Jika faktur penjualan dibatasi hanya digunakan untuk merekam satu macam produk yang dijual, maka faktur penjualan ini merupakan media tunggal. Jika setiap faktur penjualan dapat digunakan dengan merekam beberapa produk sekaligus, faktur ini merupakan media campuran. Dalam metode ini faktur penjualan diubah menjasi media tingga; berupa tiket tunggal. Tiket yang telah diisi data tersebut kemudian disortasi menurut klasifikasi yang telah ditentuka, dihitung jumlahnya untuk kemudian dicatat dalam summary strip atau rekening. Dari summary strip atau rekening ini kemudian dibuat laporan penjualan. Media tunggal dapat diperoleh dengan cara berikut ini:
1. membuat media asli sebagai media tunggal.
2. membuat tiket tunggal dari faktur penjualan melalui kegiatan tersendiri.
3. membuat media tunggal sebagai produk sampingan dalam pembuatan faktur penjualan.
4. Metode Register (Register Methods). Metode register dalam distribusi penjualan dilakukan dengan alat register kas. Register kas yang sederhana dilengkapi dengan dua register yang memungkinkan setiap hari register kas ini menyajikan jumlah penjualan dengan dua macam klasifikasi. Register kas yang lebih canggih dapat memilki register sampai 16, sehingga memungkinkan dihasilkannya laporan penjualan harian untuk 16 macamklasifikasi barang, jika register kas ini di hubungkan dengan komputer, berbagai distribusi penjualan dapat dilkukan dengan komputer tersebut, sehingga mmanajemen dapatmemperoleh laporan penjualan menurut informasi yang dikehendakinya.

5. Metode Dengan Komputer. Metode ini menghasilkan informasi penjualan yang luar biasa, kita hanya perlu memberikan kode yang benar terhadap transaksi penjualan yang terjadi, sperti klasifikasi informasi yang dikehendaki tampak pada laporan dan dengan menggunakan metode ini juga pekerjaan sortasi dan sortasi kembali dilakukan dengan program komputer yang memerlukan waktu yang singkat, dengan ketelitian yang tinggi.

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan metode ditribusi.
Dalam memilih metode distribusi berbagai faktor berikut ini harus dipertimbangkan:
1. Informasi Yang Akan Dicantumkan Dalam Laporan.
Informasi yang dibtuhkan oleh manajemen sangat menentukan isi laporan yang akan dihasilkan oleh kegiatan distribusi. Jika berbagai jenis klasifikasi perlu disajikan dalam laporan, metode distribusi dengan menggunakan jurnla berkolom tidak dapat menghasilkan informasi tersebut.
2. Jumlah Unsur Dalam Klasifikasi
Jumlah unsur dalam klasifikasimenentukan metode distribusi yang akan digunakan. Apakah klasifikasi terdiri dari 5 unsur,100 unsur atau lebih dari 1000 unsur, hal ini akan menentukan jumlah kolom, rekening, atau register yang harus disediakan dalam distribusi. Kegiatan stiap unsur dalam periode tertentu juga menentukan metode distribusi yang dipilih. Jika dalam klasifikasi terdapat 100 unsur, namun hanya 10 unsur yang aktif dalam setiap harinya, hal ini memerlukan metode distribusi yang berbeda dengan jika dari 100 unsur tersebut hanya 90%nya yang aktif.
3. Media Yang Dipakai Sebagai Sumber Data
Jika media yang dipakai sebagai dasar berupa media camouran, hal ini memerlukan pengubahan media tersebut menjadi media tunggal untuk memudahkan sortasi bagi keperluan pembuatan laporan. Jika media berupa media tunggal,hal ini akan mendorong orang untuk memilih metode distribusi yang berisi didalamnya kegiatan sortasi penjualan.

MENGELOLA ADMINISTRASI KAS BANK

MENGELOLA ADMINISTRASI KAS BANK

A. KAS

            Aktiva yang paling lancar yang dipakai sebagai alat pembayaran dan juga dipakai untuk membiayai kegiatan-kegiatan dalam perusahaan, kas juga disebut sebagai aktiva liquid (cair). Cirri-ciri kas antara lain :

1. dapat digunakan sebagai alat tukar
2. dapat diterima oleh bank

Benda-benda yang digolongkan sebagai kas :

1. uang tunai
2. uang yang disimpan di bank dalam bentuk rekening giro (demand deposit)
3. cek yang diterima dari pihak lain tapi belum dicairkan dibank
4. cek dalam peredaran (out standing check)
5. wesel pos
6. cek kasir (chashier’s check)

B. Pengawasan Kas

1. Penerimaan Kas

            Prosedur pengawasan dapat dilakukan dengan cara sbb :

1. diadakan pembagian tugas antara fungsi penerimaan, pencatatan, dan penyimpanan
2. dibuat laporan pengeluaran kas setiap hari
3. dipisahkan antara petugas yang menulis cek, menandatangani, dan mengeluarkan uang
4. untuk pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan sifatnya rutin maka disediakan kas kecil
5. diadakan pemeriksaan yang jangka waktunya tidak ditentukan

2. Pemeriksaan Kas

            Pemeriksaan dilakukan secara mendadak tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dengan cara mencocokan saldo kas perusahaan dengan keadaan fisik uang yang ada dalam perusahaan.

3. Perhitungan Kas

            Dilakukan oleh petugas khusus yang tidak bersangkutan dengan pengelolaan kas dan disediakan saksi-saksi untuk menyaksikan hasil perhitungan kas.

            Contoh kecurangan yang sering terjadi pada kas :

1. hasil penagihan kas tidak dicatat, tapi digunakan untuk kepentingan pribadi
2. Lapping, berupa penundaan pencatatan penerimaan kas dari piutang sampai pada waktu penerimaan piutang berikutnya.
3. Cek Kitting, dilakukan dengan caramemanipulasi transfer dana antar bank dengan tujuan agar saldo kas kelihatan lebih besar dari sebenarnya.
4. Saldo kas tidak dilaporkan dalam keadaan yang yang sesungguhnya atau memanipulasi antara kas masuk dengan kas keluar.

DANA KAS KECIL

Untuk mengatasi pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya rutin dan relative kecil, maka perusahaan akan mengadakan dana kas kecil. Prosedur pengelolaan dana kas kecil antara lain :

1. menaksir jumlah yang dipeerlukan untuk dana kas kecil
2. setelah dana ditentukan, kemudian menarik cek di bank (kas Besar)

dengan Jurnal : Kas Kecil   Rp XXX

                                 Kas                   Rp XXX

                  3.   cek yang telah diuangkan selanjutnya disimpan oleh kasir yang ditunjuk sebagai

pemegang dana kas kecil

                  4.   berdasarkan bukti-bukti transaksi, pemegang dana kas kecil membuat laporan

pertanggung jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil

METODE PENCATATAN KAS KECIL

1. Sistem Dana Tetap (Impress Fund System)

            Dalam system ini, besarnya dana kas kecil jumlahnya selalu tetap. Dan pada saat ada penggantian kas kecil, maka jumlah uang yang diganti sama dengan jumlah uang yang dikeluarkan.

Contoh : Pada tgl 2 Jan ’09 dibentuk dana kas kecil sebesar Rp 3.000.000,-

             Pada tgl 10 Jan ’09 diserahkan bukti-bukti pengeluaran kas untuk mendapatkan

 penggantian. Adapun transaksinya sbb :

 - membayar listrik&TLP             Rp 500.000,-

 - Membeli Peralatan kantor        Rp 250.000,-

Maka jurnalnya :

TGL	Keterangan	D	K
2 Jan ‘09 10 Jan ‘09	Kas Kecil        Kas Biaya listrik&TLP Perlengkapan Kantor        Kas	Rp 3.000.000,- - Rp 500.000,- Rp 250.000,- -	- Rp 3.000.000,- - - Rp 750.000,-

2. Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund System)

            Dalam system ini, dana kas kecil tidak ditetapkan dalam jumlah yang tetap, sehingga jumlah penggantian dana kas kecil tidak perlu sama dengan jumlah yang dikeluarkan.

Contoh : Pada tgl 2 Jan ’09 dibentuk dana kas kecil sebesar Rp 4.000.000,-

             Tgl 5   jan ’09 dibeli peralatan kantor       Rp    160.000,-

             Tgl 10 jan ’09 dibayar biaya angkut         Rp    200.000,-

             Tgl 13 jan ’09 dibayar biaya iklan            Rp    100.000,-

             Tgl 15 jan ’09 ditarik cek sebesar           Rp 1.000.000,- untuk pengisian kembali dana

 kas kecil

Maka Jurnalnya :

TGL	Keterangan	D	K
2 Jan ‘09 5 Jan ‘09 10 Jan ‘09 13 Jan ‘09 15 Jan ‘09	Kas Kecil        Kas Peralatan Kantor        Kas Kecil Biaya Angkut        Kas Kecil Biaya Iklan       Kas Kecil Kas Kecil       Kas	Rp 4.000.000,- - Rp 160.000,- - Rp 200.000,- - Rp 100.000,- - Rp 1.000.000,- -	- Rp 4.000.000,- - Rp 160.000,- - Rp 200.000,- - Rp 100.000,- - Rp 1.000.000,-

SELISIH KAS

            Apabila antara saldo kas menurut catatan dan saldo kas menurut perhitungan fisik terdapat perbedaan, maka terdapat selisih kas. Selisih kas terjadi karena hal-hal berikut ini :

1. kekeliruan pada waktu terjadi penukaran uang
2. kekeliruan pada waktu pengembalian uang
3. terjadi pembulatan pada waktu pengembalian uang atau penerimaan uang berlebih atau berkurang karena tidak ada uang
4. sebab-sebab yang sama sekali tidak diketahui

Contoh (1) : saldo kas menurut catatan Rp 50.034.500.000,- saldo kas secara fisik

       Rp 52.534.500.000,- setelah diteliti , ternyata pembelian peralatan kantor sebesar

       Rp 13.750.000,- dicatat Rp 16.250.000,- sehingga terdapat selisih sebesar

       Rp 2.500.000,- maka jurnalnya

            Kas                                Rp 2.500.000,-

                        Peralatan Toko                            Rp 2.500.000,-

Contoh (2) : saldo kas menurut catatan Rp 22.486.000,- saldo kas secara fisik

       Rp 22.864.000,- setelah diteliti tidak ditemukan sebab-sebabnya.

       Maka Jurnalnya

            Kas                              Rp 378.000,-

                        Selisih Kas                                Rp 378.000,-

REKONSILIASI KAS BANK

            Apabila terdapat perbedaan antara saldo kas menurut catatan perusahaan dengan saldo kas menurut catatan bank, maka perusahaan harus mencari sebab-sebabnya. Apabila sebab-sebabnya sudah diitemukan maka perusahaan akan menyusun laporan “Rekonsiliasi Bank”.

            Perbedaan tersebut disebabkan oleh hal-hal sbb :

1. transaksi yang oleh perusahaan sudah dicatat sebagai penerimaan tetapi oleh bank belum dicatat, maka dalam rekonsiliasi akan menambah saldo kas dalam bank.

Contoh : Deposit in Transit

2. transaksi yang sudah dicatat sebagai penerimaan bank tetapi oleh perusahaan belum dicatat, maka dalam rekonsiliasi akan menambah saldo kas dalam perusahaan.

Contoh : Jasa giro, hasil inkaso dll.

3. transaksi yang oleh perusahaan sudah dicatat sebagai pengeluaran tetapi oleh bank belum dicatat, maka dalam rekonsiliasi akan mengurangi saldo kas dalam bank.

Contoh : Out Standing Check

4. transaksi yang oleh bank sudah dicatat sebagai pengeluaran tetapi oleh perusahaan belum dicatat, maka dalam rekonsiliasi akan mengurangi saldo kas dalam perusahaan.

Contoh : biaya Adm. Bank, Biaya inkaso dll

5. transaksi yang oleh perusahaan sudah dicatat sebagai pengeluaran tetapi oleh bank ditolak, maka dalam rekonsiliasi akan mengurangi saldo kas dalam perusahaan.

Contoh : cek kosong

            Rekonsiliasi kas bank dibedakan menjadi 2 bentuk yaitu :

1. Rekonsiliasi benk bentuk scontro
2. Rekonsiliasi bank bentuk stafel

Contoh : PT. Sinar Jaya menyetorkan seluruh penerimaan kasnya ke bank. Berdasarkan catatan

             Saldo kas per 30 Sep ’09 berjumlah Rp 112.500.000,- sementara saldo kas rekening

 Koran yang diterima menunjukkan saldo kredit Rp 168.750.000,-

 Perbedaan saldo disebabkan oleh :

1.       uang tunai yang belum disetor Rp 26.000.000,-

2.       out standing cek Rp 62.000.000,-

3.       cek yang dikeluarkan untuk membayar utang kepada toko agung sebesar

Rp 23.000.000,- dicatat  oleh bagian akuntansi Rp 32.000.000,-

4.       penerimaan piutang yang ditagih oleh bank Rp 20.850.000,- dikurangi biaya

penagihan Rp 50.000,- belum dicatat oleh perusahaan

5.       cek yang dikeluarkan untuk membayar utang kepada PT. Jaya Rp 24.000.000,-

dicatat oleh bank Rp 34.000.000,-

6.       bank telah mengkredit rekening perusahaan Rp 500.000,- untuk jasa giro dan mendebit Rp 50.000,- untuk beban Adm.

Diminta : Rekonsiliasi bentuk scontro dan Stafel

1. Rekonsiliasi Bank Bentuk Scontro

PT. SINAR JAYA

Rekonsiliasi Bank

Per 30 sep 2009

A. Saldo kas menurut catatan perusahaan   Sebelum rekonsiliasi Rp 112.500.000,-     Ditambah :     - penerimaan piutang  Rp   20.850.000,-     - jasa giro                      Rp        500.000,-     - cek dicatat lebih         Rp     9.000.000,-                                            Rp 142.850.000,-    Dikurang :    - biaya inkaso             ( Rp          50.000,-)    - biaya Adm. Bank     ( Rp          50.000,-)                                           Rp 142.750.000,-

B. Saldo menurut rekening Koran sebelum     Rekonsiliasi                  Rp 168.750.000,-     Ditambah :     - uang kas tidak disetor Rp    26.000.000,-     - cek dicatat lebih           Rp    10.000.000,-                                              Rp  204.750.000,-     Dikurang :      - out standing check      (Rp  62.000.000,-)                                              Rp 142.750.000,-

2. Rekonsiliasi Bank Bentuk Stafel

PT. SINAR JAYA

Rekonsiliasi Bank

Per 30 sep 2009

 

A. Saldo kas menurut catatan perusahaan

Sebelum rekonsiliasi         Rp 112.500.000,-

Ditambah :

- penerimaan piutang            Rp   20.850.000,-

- jasa giro                            Rp        500.000,-

- cek dicatat lebih                Rp     9.000.000,-

Rp 142.850.000,-

Dikurang :

- biaya inkaso                    ( Rp          50.000,-)

- biaya Adm. Bank             ( Rp          50.000,-)

                                            Rp 142.750.000,-

B. Saldo menurut rekening Koran sebelum

Rekonsiliasi                       Rp 168.750.000,-

Ditambah :

- uang kas tidak disetor      Rp    26.000.000,-

- cek dicatat lebih               Rp    10.000.000,-

                                           Rp 204.750.000,-

Dikurang :

- out standing check          (Rp  62.000.000,-)

                                          Rp 142.750.000,-